Krajowy System e-Faktur ma ujednolicić wystawianie i obieg faktur ustrukturyzowanych. Ministerstwo Finansów wskazuje terminy wdrożenia, dostępne kanały korzystania z systemu oraz rozwiązania przygotowujące przedsiębiorców do KSeF 2.0.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wprowadzany etapami: od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF ma być obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdy faktura jest przekazywana w sposób uzgodniony). Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. dopuszczone będzie wystawianie faktur poza KSeF (papierowych lub elektronicznych), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.

Dostęp do KSeF ma być możliwy poprzez programy finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF (integracja przez API), bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów na stronie ksef.podatki.gov.pl (Aplikację Podatnika KSeF oraz Aplikację Mobilną KSeF), a także przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Powiązanie konta z KSeF ma umożliwić m.in. przenoszenie danych do ewidencji VAT bez konieczności ręcznego przepisywania.

Wśród wskazywanych korzyści wymieniane są: usprawnienie obiegu dokumentów (niemal w czasie rzeczywistym), ograniczenie błędów przy wystawianiu faktur oraz ułatwienia w księgowaniu dzięki integracji z systemami firmowymi. Zwrócono również uwagę na szybszy zwrot VAT – 40 dni zamiast 60 – oraz na przechowywanie i archiwizację faktur po stronie Krajowej Administracji Skarbowej, przy stałym dostępie do dokumentacji przez 10 lat.

Ministerstwo Finansów informuje, że 1 listopada udostępniło Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), umożliwiający zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów do korzystania z systemu. Certyfikaty i uprawnienia uzyskane w MCU mają obowiązywać w KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r. Od 8 grudnia 2025 r. możliwe jest także generowanie tokenów niezbędnych do uwierzytelniania w KSeF 2.0, co ma ograniczyć konieczność każdorazowego logowania np. podpisem kwalifikowanym.

Równolegle prowadzone są testy otwarte Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Od 3 listopada 2025 r. dostępne jest środowisko testowe, w którym można korzystać z fikcyjnych danych bez skutków prawnych, przy okresowym usuwaniu danych. 15 listopada uruchomiono środowisko przedprodukcyjne (Demo), przeznaczone do testów z fikcyjnymi danymi na fakturach, ale przy użyciu prawdziwych danych uwierzytelniających (np. NIP) zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm.

OPRAC. (PK)